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Service de sourcing à budget fixe- Est-il normal que vos agents de sourcing en Chine se rémunèrent avec un pourcentage de vos achats?

Le sourcing à budget fixe est un service qui fonctionne comme pour une société “de services” pour les acheteurs, dont 100% des bénéfices leur reviennent.

Contrairement à la plupart des services de sourcing basé sur des commissions, la solution budgétée est une stratégie d’externalisation appropriée pour des projets critiques qui doivent aboutir à une liste de fournisseurs fiable basée sur la compétitivité des fournisseurs de façon à choisir la meilleure solution.

Il est facile de trouver une entreprise de sourcing en Chine. Essayez par vous -même en postant sur un groupe sur Linkedin par exemple, et vous obtiendrez un grand nombre d’indépendants ou d’entreprises désireuses de vous aider.Leur rétribution est en général un pourcentage sur le montant de vos achats sur une période définie. La plupart d’entre eux sont à même de vous fournir facilement une liste de fournisseurs, souvent gratuitement. En considérant que vos choix s’orientent vers les solutions les plus économiques, celui-ci fera son travail de sourcing suivant sa méthodologie (supposant qu’il y en est une), et vous mènera finalement à un fournisseur en accord avec vos critères.
Un certain nombre prendront en charge les négociations avec le fournisseur et même la pré-industrialisation du nouveau produit. L’agent sera ensuite rétribué, par vous, ou par le fournisseur, ou par les deux, suivant les termes du contrat.
Le travail s’arrête ici.

Intéressant n’est-ce pas? C’est vrai, mais dans certains cas seulement. Imaginons d’autres scenarios. Supposons un projet d’un montant d’un demi-million d’Euro pour lequel vous avez besoin d’une liste de fournisseurs fiable d’ici 3 à 4 semaines. Vous savez que la plupart des usines sont en Chine, mais vous n’avez ni l’expérience, ni les compétences nécessaires. Bien sûr, vous avez vos critères comme par exemple un fournisseur qui propose des produits équivalent et donc qui comprend votre besoin et connait votre domaine industriel. Ce projet est bien sûr critique pour votre activité et rationaliser les coûts à court terme n’est pas une option. Vous n’avez pas le droit à l’erreur, sachant que le temps est compté et que vous ne pouvez pas faire confiance à une agence qui ne s’engage pas sur les résultats.

Classiquement, vous postez vos besoins sur internet, et vous obtenez des propositions pour ce projet. Vous discutez alors des détails et de vos critères de sélection ainsi que de l’importance d’atteindre certains objectifs particulièrement sur les coûts. Dès que vous vous êtes mis d’accord, l’agent commence ses recherches et se met en relation avec un certain nombre de fournisseurs potentiels. Malheureusement vos objectifs sont ambitieux et les fabricants Chinois ne sont pas toujours intéressés par votre demande de cotations, en particulier à cause de la complexité de vos exigences. L’agent revient donc vers vous, d’abord avec de mauvaises nouvelles concernant la progression des recherches, et pire encore, il souhaite se retirer car il comprend que le travail demandé est bien supérieur à ce qu’il avait anticipé. Bien entendu vous êtes contrarié par le temps perdu, mais il n’y a pas grand-chose à faire. Par la suite, l’agent disparait et ce n’est pas la peine de le recontacter. Pour lui, la situation est normale, il n’a pas été payé, et n’a pas signé de contrat. Il ne s’agit que d’une relation temporaire, sans réel engagement.

Avec des professionnels du sourcing tel que SAOS, ce scenario ne peut pas se produire. Nous faisons une analyse du projet en amont pour juger des difficultés et des risques, et nous ne facturons qu’à la fin du projet comme convenu dans le contrat commercial.

Quel est le cout d’un tel service de sourcing? Generalement, la plupart des agents prennent entre 3% et 8% de la valeur d’achat (Par exemple, certaines agences de sourcing réputées sur Hong Kong et gérées par des américains, demandent entre 7% et 11%).
Imaginons un cas où vous travaillez avec une agence qui ne vous prend seulement 2%. Avec ce projet à un demi-million vous devrez reverser 10K$ à votre agent.
Avec nos coûts fixes, nous facturons généralement au coût horaire effectif, et même pour une liste de produits similaires nous dépassons rarement ce chiffre. Notre prix est purement basé sur la complexité du projet et peu importe la taille de votre entreprise ou de votre projet.

Lorsque nous avons établi notre modèle financier à SAOS, nous avons été surpris d’observer que les agents de ce secteur prenaient presque systématiquement un pourcentage du montant des achats. Que ce soit un petit ou un gros projet, il reste toujours primordial d’avoir l’assurance que l’analyse sourcing a été bien faite. Dans un fonctionnement au pourcentage, l’effort de l’agent sera proportionnel à sa rétribution potentielle.

Chez SAOS, nous pensons qu’un service de sourcing se doit d’être sans risques, et avec une méthodologie efficace et transparente. Contrairement aux traders ou importateurs, qui incluent un certain nombre de risques et peuvent justifier les marges, le sourcing se doit d’être un service purement professionnel, facturé sur les coûts réels.
C’est notre approche et c’est la raison pour laquelle nos clients nous font confiance aujourd’hui.

Ben Chu & Fabien Gaussorgues, SAOS Founders

Alibaba Hottest Research on Global Buyer Concerns When Sourcing from China

I am glad that somebody do this – hot result from a direct research of global buyer concerns when sourcing from China manufacturers.

Result is expected, but again and again seller tends to ignore the voice of customer. I wish I was wrong but I would believe the result will be similar 5 more years later. Why don’t we take a look – what’s wrong?

– First thing I am quite surprise to see is that facility does not draw attention to big buyers. It is not much in line with my own experience. In a famous US household hardware Fortune 500 we used to suffer from insufficient production capacity. It sounds uncommon for most Chinese supplier as it is not too difficult for factory to increase number of labor or to work overtime. However, don’t forget a serious buyer is looking for stable, trained & qualified capacity, not by heavily stressed workforce nor new fresh workers. Also professional buyer looks for plant with automation and efficiency facility.

It is always nice to see a big and highly automated facility. However if you are not a large scale manufacturer, don’t be frustrated. A small but well layout factory with engineered workflow and clean, 5S based workshop could also impress a professional buyer.

– Then I don’t see “commitment”. Think about this – A supplier quote a nice price and win the contract, but after 2 deliveries supplier find that he make a lost by his wrong costing calculation. He then tells his customer he cannot continues with this price and have to increase. Buyers hate this. This is one of the worst mistake to make and seller will really risk himself never see this customer again.

– I strongly agree that “understanding buyer needs” should be on the top of the list. Sales tend to speak than listen. In my sourcing career most of the sales post aggressive character in term of communication. They speak up for their product, their facility, their business model, mostly presentable and talented. They just failed to listen. In SAOS (the sourcing company I am running), every project we write a very detail RFQ package including all the background of the end user, application, business outlook and forecast..etc. However, we believe that most of the potential suppliers do not read even though we present it in Chinese. Communication is two way and the problem could come from another direction. Amateur buyer make assumption based on his/her background, culture, impression..etc. Most common mistake is to assume supplier merely interest to know about the project/order, but not the business. In fact, the more you help your supplier understand you, the better opportunity to match a right partner.

Responsiveness rank number 2 for reason. “Slow boat to China” the old American say and seem valid still. Few months ago in a LCD sourcing project we launched for our client, RFQ was sent to 80 suppliers, and only 20 suppliers could come back their answer within 2 weeks. About 10 mores suppliers reply to us after 3 weeks, claiming they were busy and didn’t read our email until recently…bababa. No supplier acknowledge when receive our RFQ. Responsiveness was unsatisfied. To maintain a good response rate for our client, we have to call the shortlisted one by one to make sure they understand the requirement and will take part in the RFQ bidding process. While most sellers complaining they don’t get customer response and has difficulty to look for serious customer, my experience shows the same challenge, but on the buyer side. What would be good practice for seller is to always acknowledge a request immediate. It doesn’t matter you have an answer for your customer already or not. It does matter to show you care your customer’s business.

Communication skill ranks the last. This is an encouraging finding coz it seems true that China supplier has been focusing on their English training and put as a career priority. Also, big customer tends to have a Chinese office with local sourcing professional to support and ease the communication. As a result you see they are least concern on this area compare to middle or small players.

– Last thing. Price, although it ranked second when buyer considering supplier, it is much less important than understanding buyer correctly. Also, the bigger the buyer the less sensitive to price. Very often I see factory sales promote themselves the “cheapest price of all”. I hope this research result could have chance their mind.

So I try to summarize points to be concerned:

– Facility does matter to big customer. If you are small, try to be organized and look efficient.

– Understanding customer needs generate trust. It won’t happen overnight but is a continuous process. Read again and again customer’s email and make a serious response.

– However, before you could come up with a serious response, make sure you acknowledge your customer immediate when you see their emails. A simple reply could be good enough.

– Although your customer keeps saying they want cheapest price, there is something more important than price. It is even less sensitive for big buyer as long as you could provide right product/service at the right time.

By Ben Chu SAOS CEO

Research result on buyer concerns when it comes sourcing from Chi

naalibaba research

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