Pourquoi les fournisseurs ne répondent pas toujours aux demandes de prix?

Lors des recherches de nouveaux fournisseurs en Chine sur un projet, il n’est pas rare qu’une partie significative des fournisseurs contactés ne répondent pas à nos demandes ou qu’ils répondent très tardivement, mettant en péril le projet et particulièrement les coûts associés.

Quel sont les raisons d’un tel comportement alors que l’on offre la possibilité de vendre leurs produits?

Dans cet article, nous allons analyser comment SAOS procède afin de contacter les fournisseurs et expliquer les raisons, que tout acheteur en Chine  se doit de gérer.

 

 I.          SAOS : Notre méthode de sourcing

 

Nous commençons chaque projet par établir une liste de fournisseurs potentiels. Sur demande du client, nous identifions les fournisseurs de notre base de données susceptibles de fournir le produit demandé. Pour trouver de nouveaux fournisseurs, nous utilisons les plateformes B2B comme Alibaba.com, Global-Sources, Made in China, ainsi que d’autres sources, comme les données d’exportation et d’importation, les réseaux sociaux et les moteurs de recherche.  Lorsqu’un fournisseur potentiel a été repéré, il est contacté pour un premier contrôle.

Nous commençons par contacter les fournisseurs par e-mail. A ce niveau, nous recevons entre 10% et 30% de réponses.

Si pas de réponse, le téléphone est alors plus efficace . Un contact direct est toujours mieux, la relation par mail est plus impersonnelle et est souvent considérée comme un spam ou un espion.

 

II.          Pourquoi les réponses aux mails ne sont que de 10 à 30%? Ce score peut-il être amélioré?

Il existe deux situations: Soit le fournisseur n’a pas reçu ou vu l’email, soit l’absence de réponse est volontaire.

  • Si fournisseur n’a pas reçu le mail :
    • L’adresse email est peut-être invalide
    • Ils n’utilisent que rarement leur boîte mail
    • Les informations de leur site web ne sont pas à jour
    • Notre e-mail a été classé comme spam

 

Certains fournisseurs reçoivent beaucoup d’emails chaque jour, ils n’apprécient donc pas de recevoir des emails avec beaucoup de pièces jointes. Nos demandes de quotation contiennent généralement un ensemble de documents rassemblant nos besoins et  demandes d’information, pouvant ainsi être considéré comme complexes particulièrement en Chine.

 

  • Le fournisseur néglige notre email:
    • L’introduction est très importante et les fournisseurs Chinois ont une expérience limitées à l’international. Par exemple, avec une salutation du type « Dear Supplier » peut être considére comme étant une publicité. A peu près 30% des fournisseurs nous confirme cette raison par téléphone quand nous nous entretenons avec eux par la suite.
    • Nous envoyons jusqu’à 5 pièces jointes par mail pour nos demandes de prix. Cela paraît beaucoup pour certains fournisseurs qui se découragent avant de les lire. Ils sont trop occupés pour vouloir considérer l’opportunité, même quand la demande de prix est basée sur plusieurs millions de pièces par an.
    • Limitations techniques: certains produits demandés sont difficiles à produire pour certains fournisseurs contactés, ou ils ne sont pas dans la capacité de produire les quantités demandées dans le délai requis.
    • La barrière de la langue: certains fournisseurs ne comprennent pas les descriptions en anglais fournies par nos clients car leur niveau d’anglais n’est pas suffisant. Ils estiment donc que nos attentes ou explications sont trop compliquées pour eux. C’est une situation classique, et ce, même chez des fournisseurs qui exportent  depuis des années.
    • Le problème de confiance: lors du premier contact, on demande les prix. Certains fournisseurs pensent que l’on agit pour la concurrence. Dans d’autres cas, ils ont travaillé auparavant avec plusieurs compagnies sur des projets de sourcing comparables à celui que nous lui proposons, et le résultat étant négatif, ils préfèrent éviter de travailler de nouveau avec ce même modèle de coopération.

 

Il y a plusieurs manières d’optimiser cette phase du sourcing, comme par exemple la communication par téléphone (de préférence en chinois). Ou alors l’application d’un email qui ne démarque d’un spam. L’utilisation des messageries instantanées classiques en Chine, comme Alibaba, Wechat, Skype ou QQ est aussi une solution alternative. Avec notre expérience, nous appliquons diverses méthodes pour optimiser le taux de réponses et augmenter les chances de succès pour nos clients.

Fabien Gaussorgues, SAOS founder and General Manager

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